Die Universal Code Initiative von Microsoft (2024)

Auch wenn der Großteil der ERP-Systeme im Mittelstand nach wie vor lokal betrieben wird, gewinnt die Cloud zunehmend an Bedeutung. In der aktuellen IDG Research-Studie „Cloud-ERP 2021“ hat das Thema Cloud-ERP für knapp 60% der Befragten inzwischen eine hohe oder sehr hohe Priorität.

Microsoft trägt diesem Megatrend mit seiner Produktstrategie schon seit vielen Jahren Rechnung. Mit der Universal Code Initiative unterstützt Microsoft Unternehmen bei der Transformation in die Cloud. Denn ERP-Lösungen von Microsoft sollen zukünftig so beschaffen sein, dass sie sowohl in der Cloud (SaaS), in gehosteten Umgebungen (PaaS) als auch lokal (On Premise) betrieben werden können. Unternehmen erhalten damit Zukunftssicherheit für ihre Investitionen und Flexibilität bei der Wahl des Betreibermodells.

Auf einen Blick: Was ändert sich zukünftig?

• Zusätzliche Lizenzgebühren für das ERP-System werden fällig, wenn Implementierungspartner sich nicht an die Vorgaben der Universal Code Initiative halten
• Sanktioniert werden ab 2023 individuelle Anpassungen, die in den Microsoft-Standard (Dynamics Codebasis) eingreifen, sowie ab 2024 ERP-Lösungen, die nicht Cloud-fähig sind
• Zusätzliche Lizenzgebühren werden unabhängig vom gewählten Betreibermodell fällig
• Betroffen sind Unternehmen, die Business Central nach dem 1. April 2022 neu lizenzieren oder auf eine aktuelle Version wechseln, sofern in diesen Lösungen Anpassungen vorhanden sind, die nicht diesen Microsoft-Vorgaben entsprechen
• Bestandskunden, die weiterhin mit ihrer derzeit genutzten ERP-Version arbeiten, drohen keine zusätzlichen Kosten.
• Individuelle Anpassungen sind auch weiterhin möglich, diese werden technisch anders umgesetzt
• KUMAVISION orientiert sich an den Vorgaben und dem Zeitplan von Microsoft
• Unternehmen, die auf eine neue Version der KUMAVISION-Branchensoftware wechseln, müssen daher ebenfalls keine zusätzlichen Lizenzgebühren befürchten

Problemfall Erweiterungen

Ob Private Cloud, SaaS-Angebot, lokale Installation oder hybride Szenarien: Microsoft Dynamics 365 Business Central – der Nachfolger von Dynamics NAV bzw. Navision – unterstützt alle Betreibermodelle. Dreh- und Angelpunkt für die Frage, ob ein ERP-System Cloud-tauglich ist, sind die darin eingeflossenen individuellen Anpassungen und Erweiterungen. In der Vergangenheit wurde dazu vielfach in den Kern des Systems, den Microsoft-Standard, eingegriffen und dessen Codebasis verändert. Die bekannte Folge: Bei jedem Update mussten diese individuell programmierten Anpassungen zeit- und kostenaufwändig nachgezogen oder redesigned werden.

Ein Code für alle Plattformen

Die Universal Code Initiative von Microsoft hat sich zum Ziel gesetzt, Eingriffe in den Microsoft-Standard zu vermeiden und damit die oben beschriebenen Herausforderungen bereits im Ansatz zu lösen. Unternehmensspezifische Erweiterungen in Microsoft Dynamics sollen zukünftig ausschließlich als Extensions umgesetzt werden. Dabei handelt es sich um Apps, die über vordefinierte Konnektoren mit Business Central kommunizieren. Weiterhin soll jede Extension prinzipiell Cloud-fähig sein – auch wenn sie (noch) in einer lokalen Installation eingesetzt wird.

Damit stellt Microsoft sicher, dass alle ERP-Lösungen auf Basis von Business Central auf allen Plattformen betrieben werden können. Der Umstieg in die Cloud oder die Umsetzung hybrider Szenarien werden damit erheblich vereinfacht. Unternehmen, die Microsoft Dynamics einsetzen, müssen sich nicht mehr auf ein Betreibermodell festlegen, sondern behalten stets die Wahlfreiheit.

Zuckerbrot und Peitsche

Allerdings belässt es Microsoft bei der Universal Code Initiative nicht bei Empfehlungen, sondern übt mehr oder weniger sanften Zwang auf die ERP-Implementierungspartner und deren Kunden aus. Unternehmen, die Erweiterungen an ihrer ERP-Software vornehmen lassen, die mit Eingriffen in den Microsoft-Standard verbunden sind und/oder nicht Cloud-fähig sind, müssen dafür ab 2023 (Eingriffe in den Standard) bzw. 2024 (keine Cloud-Fähigkeit) zusätzliche, kostenpflichtige Module lizenzieren. Die Lizenzgebühren werden jährlich pro Full-User erhoben und sukzessive erhöht. Sie können – Stand heute – bis zu 425 US-Dollar pro User betragen, Änderungen behält sich Microsoft vor. Betroffen sind alle Unternehmen, die Business Central nach dem 1. April 2022 neu lizenzieren oder auf eine aktuelle Business Central Version wechseln und deren Version entsprechende nichtkonforme Erweiterungen enthält. Für Kunden, die Business Central vor diesem Stichtag lizenziert haben, ändert sich erst einmal nichts. Unter Umständen kann es daher sinnvoll sein, eine geplante Lizenzierung von Business Central vorzuziehen.

Bereit, wenn Sie es sind

Beim Thema Cloud verfolgt KUMAVISION die Strategie, den Kunden so viel Wahlfreiheit wie möglich zu belassen. Denn jedes Unternehmen setzt bei der eigenen Digitalisierungsstrategie unterschiedliche Schwerpunkte und gestaltet die Transformation in die Cloud in einem eigenen Tempo.

Daher unterstützt KUMAVISION bereits von Anfang an die neuen Microsoft-Vorgaben für die Entwicklung und Anpassung von ERP-Software. Kontinuierliche Schulungen und Fortbildungen sensibilisieren die Entwickler für die Thematik. Durch die Bereitstellung der ERP-Branchenlösungen als sogenannte Full-Apps, die ohne Eingriffe in den Microsoft-Standard auskommen, erhalten Kunden maximale Zukunftssicherheit. Sie können selbst entscheiden, wann und wie sie mit ihrer ERP-Lösung in die Cloud wechseln, die ERP-Software unterstützt alle Betreibermodelle. Auch bei lokalen Installationen wird die Update-Fähigkeit so erheblich verbessert. Kunden können Updates einfacher als bisher einspielen und so ohne große Update-Projekte auf eine aktuelle Version wechseln. Ob Cloud oder On-Premises: Unternehmen werden in die Lage versetzt, jederzeit mit aktueller Technologie auf neue Herausforderungen zu reagieren und neue Funktionalitäten zu nutzen.

Sämtliche ERP-Branchenlösungen von KUMAVISION auf Basis von Business Central erfüllen bereits heute die Vorgaben der Universal Code Initiative. Sie eignen sich ebenso für die lokale Installation wie für den Betrieb in der Cloud und greifen nicht in den Microsoft Standard ein. Kunden, die diese Versionen bereits lizenziert haben, müssen dadurch keine zusätzlichen Lizenzgebühren bezahlen. Weitere ERP-Branchenlösungen von KUMAVISION, die zukünftig entstehen, werden dann selbstverständlich ebenfalls die Kriterien der Universal-Code-Initiative erfüllen. Da sich KUMAVISION am Zeitplan von Microsoft orientiert, müssen Kunden, die auf eine aktuelle Version wechseln, keine Zusatzkosten befürchten.

Ihre Vorteile mit Universal Code im Überblick

• Freie Wahl des Betreibermodelles
• Nutzung weiterer Funktionalitäten, die nur in der Cloud verfügbar sind
• Jährliche oder laufende Updates von Business Central ohne hohe Kosten möglich
• Keine aufwändigen Update-Projekte mehr
• Redesign von einzelnen unternehmensspezifischen Anpassungen möglich, um Universal Code-Auflagen zu erfüllen

Was tun?

Unternehmen, die sich heute für eine neue ERP-Software auf Basis von Business Central entscheiden, sollten genau prüfen, ob ihr Implementierungspartner ebenso wie KUMAVISION die Vorgaben im Rahmen der Universal Code Initiative einhält. Dabei gilt: Auch wenn die ERP-Software zukünftig Cloud-fähig sein wird, gibt es keinen Zwang zur Cloud. Bei Projekten ist unabhängig vom Betreibermodell darauf zu achten, wie unternehmensspezifische Anpassungen umgesetzt werden. Wer sich nicht an den Vorgaben von Microsoft orientiert, riskiert zusätzliche Lizenzgebühren, und verbaut sich technologisch den Weg in die Zukunft. Bei Ihnen steht das Thema ERP und Cloud auf der Agenda? Sie planen ein Update auf Business Central? KUMAVISION berät Sie gerne zu Ihrer individuellen Cloud- und Digitalisierungsstrategie.